El conocimiento es unos de los bienes más valiosos de una organización y la capacidad para acceder al mismo y recuperarlo es crucial. Sin embargo, como consecuencia del volumen bruto de los datos disponibles, su calidad cambiante y su amplia gama de formatos, puede ser todo un reto conseguir un acceso eficaz y una captura precisa de solo aquello que se está buscando.

El crecimiento sin precedentes de Internet y la tendencia constante hacia sistemas de información distribuidos, imágenes documentales, publicaciones electrónicas y multimedia interactivas, ha obligado a la industria de las tecnologías de recuperación de información a adaptarse a las nuevas demandas.

Un software de recuperación de información debería ser capaz de:

• Indexar y recuperar eficiente, precisa y automáticamente grandes volúmenes de datos a lo largo de extensiones y entornos diversos
• Adaptar en todo momento la creciente proliferación de tipos de datos, incluyendo texto estructurado y no estructurado, documentos combinados, fotografías, vídeo en movimiento, gráficos e imágenes especializadas, señales, voces y otros sonidos
• Posibilitar a las personas encontrar la información requerida fácil y rápidamente sin tener en cuenta su lenguaje o su experiencia
• Integrar soluciones de arquitectura abierta, adaptable y extensible, dentro de un espectro completo de plataformas, sistemas operativos, redes y aplicaciones diversas
• Proporcionar, bajo parámetros efectivos de coste-beneficio, los componentes que maximicen un entorno apropiado y eficiente para el desarrollo de las aplicaciones, y la mejora de su productividad e integrabilidad
• Minimizar los recursos humanos e informáticos necesarios para que aumenten los niveles coste-beneficio y las ventajas competitivas

Los motores de recuperación del conocimiento intentan hacer posible ese reto: localizar, de forma inteligente, información de texto y multimedia sin clasificar ni estructurar. El objetivo de Excalibur es mejorar la forma en que los usuarios recuperan la información almacenada en los ordenadores. En lugar de pedir a los usuarios que se adapten a la tecnología, la tecnología se adapta a la forma de pensar y trabajar de las personas. De acuerdo con este objetivo se ha desarrollado una tecnología puntera mediante la cual los usuarios podrán recuperar la información necesaria utilizando su propio lenguaje natural y su sentido común. Proporciona potentes soluciones construidas sobre una arquitectura abierta, flexible, adaptable, y de fácil implantación.

Líder en el mercado desde los 80 en soluciones de búsqueda y recuperación de información, la tecnología Excalibur, proporciona con sus herramientas funcionalidades para la gestión de la información basadas en el Proceso de Reconocimiento Adaptativo de Patrones (APRPTM) y las Redes Semánticas. Así, de forma simultánea es posible acceder a los patrones de información digital y al significado real de las palabras.

Los motores de recuperación del conocimiento Excalibur, lo que se denomina comúnmente "la familia Excalibur" son:

• Excalibur RetrievalWare para texto
• Excalibur Visual RetrievalWare para imágenes
• Excalibur Screening Room para formatos multimedia

Los productos de Excalibur intentan adaptarse a tipos de datos múltiples y ofrecer soluciones para afrontar los retos provocados por la explosión informativa derivada de Internet y las Intranets.

 2.1. EXCALIBUR RETRIEVALWARE

 1. Características

• Excalibur RetrievalWare ha sido desarrollada para transformar el amplio espectro de información existente en una organización (papel, ficheros electrónicos, bases de datos, Notes, ofimática, webs, etc.) en conocimiento utilizable. Está diseñado para la recuperación rápida de texto tanto estructurado como no estructurado. Procura una captura más rápida y exacta del conocimiento facilitando a los usuarios un acceso instantáneo y unas capacidades de recuperación que recorren todos los almacenes de información de una empresa, incluyendo Internet, extranets, intranets o, simplemente documentación en papel.
• Integra dos nuevas formas de acceder a la información, además de la ya conocida booleana, exacta o tradicional:

• Las aplicaciones y componentes de RetrievalWare hacen que el manejo de las herramientas sea fácil y de gran potencia. Los usuarios encuentran con precisión los datos requeridos mientras navegan por bases de datos cada vez más voluminosas, bien en entornos de grupos de trabajo o en Internet. Constituye la primera familia unificada de componentes de software con arquitectura cliente/servidor para la recuperación de la información dentro del amplio espectro de la información digital, incluyendo texto, imágenes documentales y datos multimedia. Las aplicaciones llave en mano, los kits de herramientas multicapas del APRP de Excalibur y las Redes semánticas pueden integrarse en los sistemas de información de grupos de trabajo, empresas o redes, e Internet.
• Proporciona capacidades de "perfilación" (Difusión Selectiva de Información) en tiempo real y búsqueda retrospectiva de imágenes documentales, de texto combinado con bases de datos o búsquedas de datos visuales a partir de su contenido.
• La arquitectura flexible y modular está diseñada para una gran adaptabilidad en entornos Cliente/Servidor y ofrece un set completo de herramientas de desarrollo de la aplicación -desde MS Visual Basic hasta las librerías C.
• Las plataformas soportadas por RetrievalWare incluyen UNIX y servidores Windows/NT con clientes PCs, UNIX y clientes Internet.
• El APRP, el Procesamiento del Lenguaje natural y las Redes Semánticas proporcionan altos niveles de precisión, flexibilidad y facilidad de uso en la recuperación de todo tipo de información digital. Así el usuario no tiene la necesidad de aprender lenguajes de interrogación complejos sino que accede a los documentos basándose en su significado y contenido.
• Capacidad para mejorar la productividad y reducir costes en la explotación de los sistemas de gestión, ya que elimina los pre-procesamientos de datos y los costes de aprendizaje del usuario.

Esta diseñado a partir de modelos de sistemas biológicos y utiliza Redes Neuronales para procesar información. Actúa como un sistema auto-organizador que aprende y memoriza patrones binarios extraídos de los datos para indexarlos automáticamente en la información digital. Se crea entonces una memoria basada en patrones que se auto-optimiza a partir del contenido original de los datos.

La llamada "búsqueda difusa" es una función basada en la tolerancia a los errores tanto de los datos de entrada como de los términos de petición. Es muy útil y productiva, especialmente, cuando se digitaliza gran cantidad de documentos y se utilizan procesos de OCR sobre las imágenes digitalizadas.

Permite recuperar documentos que contienen palabras con deletreos similares. El número de palabras con parecida forma se determina en el campo Spell Words. Esto puede ser útil en situaciones en las que se tengan datos procedentes de OCR sin verificar o palabras con varios o complicados deletreos (P.e. GATO y GAMO - CASO Y COSA).

La capacidad de combinación de patrones binarios de APRP es independiente al idioma, soportando el desarrollo de soluciones de recuperación de texto multilenguaje. El pequeño tamaño de los índices facilita una alta velocidad de acceso en el proceso de recuperación.

En definitiva, la tecnología APRP, proporciona múltiples ventajas:

• Índices de patrones auto-organizados automáticamente:
• Búsqueda borrosa
• Alta precisión
• Independencia del lenguaje
• Alta ejecución

La tecnología de la Red semántica de Excalibur incorpora sintaxis, morfología y el significado real de las palabras, según se definen en los diccionarios:

• Basada en importantes diccionarios, tesauros y demás fuentes semánticas, las redes semánticas ofrecen a los usuarios una extensa gama de significados y más de un millón de relaciones entre los mismos; los usuarios pueden introducir peticiones en lenguaje natural que será reforzada automáticamente por un rico set de términos y conceptos relacionados.
• La semántica puede verse enriquecida con tecnicismos de diversas disciplinas (Leyes, Medicina, finanzas, Ingeniería, etc.) sin afectar a la integridad de la base de conocimiento. Así mismo, puede soportar estructuras de diccionarios multicapas que añadan más profundidad y flexibilidad a la búsqueda.
• La red semántica multicapas tiene la utilidad de extender automáticamente el alcance de la búsqueda para incluir virtualmente el vocabulario íntegro del idioma y/o vocabularios temáticos altamente especializados, dependiendo de las necesidades del momento.
• Cada significado tiene una lista de palabras asociada, indicando cómo cada palabra es unida a cada significado. Es posible controlar las uniones que se establecen con las palabras cambiando la expansión del nivel o no utilizando expansión alguna. La red semántica hace posible la búsqueda por conceptos de o unidades de significado en vez de buscar solamente uniones exactas para sus palabras de consulta. Así, por ejemplo, una búsqueda de "buscador de trabajo" puede igualmente localizar los conceptos similares de "solicitantes", "candidatos", "contratados".

  4. Componentes

Incluye componentes cliente/servidor que soportan múltiples procesos de servidor independientes, incluyendo un servidor de seguridad completo.

• Los procesos de servidor independientes maximizan la eficiencia y confianza en la carga, indexación y peticiones de documentos con gran seguridad en las funciones de encriptación/desencriptación.
• Los procesos de servidor dedicados posibilitan la integración de búsqueda de texto y capacidades de almacenamiento de bases de datos relacionales a través de una salida RDBMS abierta.

Están construidos en módulos de procesamiento y presentación y ofrecen un gran número de opciones de componentes.

Ofrece un rango completo de opciones de búsqueda de texto:

• Recuperación basada en el significado de las palabras y en el reconocimiento de patrones
• Búsqueda en lenguaje natural, borrosa, estadística y lógica booleana

Incluye técnicas de búsqueda booleana y estadística, optimizándose así las búsquedas para aplicaciones con un alto nivel de tolerancia a errores (por ejemplo, aplicaciones que cargan grandes volúmenes de texto desde papel vía escáner y OCR).

Hace de interfaz con cualquier servidor HTTP a través de un CGI (Interfaz de Salida Común). Se despliega sobre un servidor que proporciona facilidad de manejo de grandes volúmenes de peticiones de usuarios.

El Servidor Web incluye un servidor de seguridad cuya funcionalidad se hace fácilmente extensible al resto de los componentes, incluyendo el servidor de perfiles o agentes para filtrar y localizar información en tiempo real.

Servidor de Perfiles (Agentes inteligentes)

Sistema que filtra noticias de prensa, mensajes de e-mail, Transferencias de ficheros u otros flujos dinámicos de información en tiempo real. Su arquitectura está optimizada para su ejecución en tiempo real mientras se preserva la simetría con el Servidor Web y los Servidores de texto.

Solución que explora la Internet o la Intranet buscando el conocimiento en documentos tipo texto y multimedia. Estas páginas web obtenidas pueden ser indexadas dentro de RetrievalWare.

Permite a los usuarios acceder a los almacenes de conocimiento corporativo de una empresa/organización, establecidos sobre múltiples servidores y ejecutados sobre múltiples plataformas. A su vez, puede controlar un número ilimitado de páginas Web, tanto internas como externas y recoger activamente documentos específicos de las mismas.

Su servidor Web ofrece todo el potencial del Proceso de Reconocimiento Adaptativo de Patrones (APRPTM) y la tecnología de Red Neuronal Semántica en servidores HTTP.

Ofrece un entorno único de ejecución; haciendo fácil la recuperación de la información en aplicaciones de Internet/Intranet. El crecimiento sin precedentes de Internet ha originado la extensión de las búsquedas de texto completo y de bases de datos más allá de los límites establecidos. El gran volumen y variedad de información disponible en Internet ha originado una necesidad urgente de facilitar el uso de soluciones de recuperación que proporcionen a los usuarios un medio intuitivo, flexible y rápido para localizar con precisión la documentación solicitada.

Adicionalmente y aunque RetrievalWare es aplicable únicamente a texto, la ingeniería de búsqueda del APRP ofrece la posibilidad de indexar y recuperar los contenidos de cualquier tipo de información digital incluyendo textos, imágenes y vídeo.

Está construido en una arquitectura flexible y modular que posibilita el procesamiento paralelo a través de servidores "multithreaded" distribuidos en LANs, WANs privadas e Internet. Está diseñado para soportar bases de datos de enorme magnitud y sistemas de información con miles de usuarios.

Proporciona procesos de servidor independientes que maximizan la eficiencia en la carga, indexación y manejo de peticiones de documentos, con una fuerte seguridad y protección. También soporta procesos de servidores dedicados que habilitan las búsquedas combinadas de texto completo y de bases de datos relacionales a través de una salida abierta RDBMs.

• Componente que hace de interfaz con cualquier servidor HTTP a través de un CGI (interfaz de salida común).
• Soporta NT y UNIX y ofrece un conjunto de herramientas de búsqueda y componentes de servidor que proporcionan unas capacidades de búsqueda de texto completo sofisticadas y potentes. Los servidores de texto proporcionan una vía abierta y extensible de indexación, petición y módulos de procesamiento que pueden configurarse con gran flexibilidad corriendo en diferentes CPUs, en un servidor sencillo o en cualquier máquina de una red de ordenadores
• Bases de Conocimiento: incluyen recursos semánticos que pueden integrarse en las Redes Semánticas como diccionarios multicapas.

RetrievalWare soporta las siguientes plataformas:

• Servidor de indexación
• Servidor de recuperación: Utilidades de búsqueda:

• Patrones
• Semántica
• Booleana

• Filtros para tratamiento de ficheros: Texto: ASCII, TXT,..

• Filtros para tratamiento de:

• Ofimática: Word, Excel,...
• PDF
• HTML
• Lotus Notes
• Bases de datos relacionales (RDB)
• Exchange
• News
• OCR/TIFF

• Servidor de seguridad
• Servidor de perfiles o agentes
• Internet Spider
• Redes Semánticas castellana, catalana, gallega, vasca, inglesa, francesa, alemana, italiana, holandesa, portuguesa y brasileña

Es un entorno para el desarrollo de aplicaciones de alto rendimiento destinado a datos visuales, lo que incluye fotografías, gráficos, animación, vídeo, y otros formatos digitales especializados, es decir, información multimedia en general.

Los datos visuales representan un gran reto técnico y conceptual para los desarrolladores de sistemas de información. En contraste con la información textual, las imágenes digitales y el vídeo tienen unos niveles de densidad muy altos. El contenido de los datos visuales es difícil de describir objetivamente mediante palabras, lo que hace que las indexaciones y búsquedas sean tareas especialmente complejas y fustrantes. En el caso del vídeo estos problemas se agudizan por las grandes dimensiones de tiempo y movimiento que implican.

El acceso eficiente a los datos visuales almacenados en SI On-line es crítico para manejar todo el potencial de esta información.

Constituye un software potente y flexible para la recuperación de datos visuales basados en el contenido. Gracias al poder del Procesador de Reconocimiento Adaptativo de Patrones (APRPTM), proporciona la capacidad de indexar y recuperar automáticamente datos visuales sobre la única base de su propio contenido original.

El sistema analiza cada dato visual sobre la base de los patrones de figuras, colores y texturas contenidos en el dato y, a continuación, se reducen a un índice localizable inferior a un 10% del fichero original. Por lo tanto, los usuarios pueden hacer peticiones al sistema usando ejemplos de datos visuales o construyendo claves de búsqueda mediante índices gráficos de autoridades. El mismo proceso de análisis por el que se indexa se realizará en la clave de búsqueda, apareciendo una lista de imágenes iguales o parecidas.

La integración de Visual RetrievalWare con los servidores de texto de RetrievalWare da lugar a una potente solución de búsqueda:

• Permite un acceso transparente a todos los tipos de información electrónica en un entorno abierto y común
• Proporciona soluciones adaptables y seguras para manejar con precisión grandes volúmenes de información, sirviendo a muchos usuarios concurrentes y combinando la gestión de diferentes tipos de datos
• Su arquitectura soporta WAN o conectividad Internet y puede ser integrada dentro de un software Standard, entornos Intranet y EDMS

Servidor de imágenes:

Utiliza el poder del procesamiento por patrones (APRP) para construir aplicaciones de recuperación de imágenes visuales. Incluye componentes para la indexación y recuperación de imágenes digitales basados en su contenido objetivo. Estos componentes permiten que las aplicaciones de recuperación de imágenes, basadas en el reconocimiento de patrones, reconozcan automáticamente ciertos tipos de información visual y proporcionen importantes posibilidades en la gestión de imágenes.

Plataformas soportadas:

Constituye una tecnología avanzada para la captura, análisis, búsqueda, recuperación y visualización de cualquier tipo de vídeo, así como de los subtítulos, códigos de tiempo o metadatos relacionados con éste.

Es posible capturar, digitalizar vídeos analógicos y digitales, analizar sus características visuales y crear vídeos en alta resolución y/o un vídeo proxy de baja resolución que, inmediatamente, pueden ser accesibles desde una intranet, extranet o internet.

La recuperación de los contenidos ya catalogados se hace a través del navegador, bien buscando vídeos que contengan imágenes similares a una imagen modelo (color, forma, brillo etc.), bien buscando semántica y/o patronalmente en los contenidos de texto embebidos en el teletexto, en los convertidos desde voz, o en las diversas anotaciones previamente introducidas.

Esta especialmente dirigido a compañías que producen o utilizan el vídeo como fuente principal de información o como mercancía.

En resumen Screening room permite:

• análisis, escenas y eventos clave
• selección de los clips necesarios más rápidamente
• reducción de costes de trabajo
• mejora de los ingresos por la reutilización o reposicionamiento de los vídeos
• simplificación del proceso de catalogación de vídeo

En este apartado se estudiarán los aspectos relativos la comercialización del producto, englobando tanto su producción como su distribución.

Excalibur Technologies Corporation (NASDAQ: EXCA) fue fundada en 1980 en USA. Se convirtió en el pionero de las soluciones innovadoras del software de búsqueda y recuperación de la información. Las tecnologías de la familia Excalibur fueron diseñadas para trabajar de forma intuitiva y utilizando el lenguaje natural y permitir a las organizaciones la recuperación de la información dentro del amplio espectro de la información digital, incluyendo texto, imágenes y datos multimedia en entornos de trabajo local o más amplio (Intranet/Internet).

Utiliza la tecnología APRP -proceso de reconocimiento adaptativo de patrones-, que ya se ha comentado anteriormente, de propiedad exclusiva de Excalibur. Fue desarrollada por el fundador de Excalibur, James Dowe III en 1980 y su primera versión en el mercado aparece en mayo de 1990; a partir de este momento y con una periodicidad mínima de un año aparecen versiones que modifican la anterior, con nuevas prestaciones o una versión totalmente nueva. En estos momentos, la versió actual es 4.0 aparecida en agosto de 2001.

Desde que el 21 de diciembre de 2000 Intel y Excalibur se fusionaron en una macroempresa Convera Corporation, Excalibur Technologies desaparece como tal nombre, aunque se siga utilizando, por tanto hay que tener en cuenta que aunque se hable de Excalibur como empresa en realidad se está haciendo referencia a la reciente empresa. El distribuidor español OCS Technologies, en sus últimas versiones de publicidad comercial hace mención a Convera Retrialware, como antiguo Excalibur.

En la actualidad el proyecto es dirigido por Alexander Nareyek y participan diversas instituciones como Technical University of Berlin y The Carnegie Mellon University (CMU). Alexander Nareyek es un informático que cursó sus estudios en la Technical University of Berlin, finalizando en 1996. Continuó con el doctorado en German National Research Center for Information Technology (GMD) y Research Institute for Computer Architecture and Software Technology (FIRST). , y en la actualidad trabaja como científico en la Universidad Carnegie Mellon becado por la fundación alemana DFG de la investigación.

La financiación es realizada por la German Research Foundation (DFG). Anteriormente también estuvo involucrada German National Research Center for Information Technology (GMD), que en la actualidad ya no existe como tal. Otros miembros comerciales que financian el proyecto son: Conitec Datensysteme GmbH, Cross Platform Research Alemania (CPR) y NICOSIO (by products, service and financing students).

La presencia en el mercado tanto nacional como internacional, se puede ver reflejada en la siguientes tablas que se muestra a continuación, con una detallada relación de todos sus socios actuales, especificando el tipo de miembro así como la región en que actúan.

Convera Corporation distingue tres categorías de socios diferentes:

• Proveedores: organizaciones que facilitan soluciones para la gestión de la información y suministran en único punto de venta la compra e implementación de soluciones Convera. Se incluyen en este apartado: vendedores, grupos de consultoría, Integradores de sistema, Distribuidores Internacional de Software.
• Servicio de proveedores: compañías que trabajan en colaboración con el grupo de servicio de Convera para poder suministrar servicio de apoyo técnico.
• OEM: compañías que construyen nuevas aplicaciones usando componentes de Convera RetriavalWare o Screenin Room, insertando en productos ya existentes o creando nuevas soluciones en colaboración con Convera Softwares.

Se distingue entre socios internacionales, que son todos aquellos que no se encuentran físicamente en Norteamérica y los socios del continente americano.

1. Socios Norteamericanos

Si esta tabla se traduce en un gráfico en términos absolutos se puede apreciar claramente el liderazgo de Gran Bretaña frente al resto de países, lo que supone el 52% de representación con respecto al total (gráfico 2), seguido de un tímido 8% de Bélgica. En nuestro contexto se pude ver que el único distribuidor que tenemos es compartido también por Portugal y España y que su representación con respecto al total es mínima.

De los 150 socios ubicados físicamente en Norteamérica que se encuentran, solo cuatro pertenecen a Canadá el resto se encuentra repartido por los diferentes estados americanos. Lo que si resulta claramente significativo es la gran penetración de esta empresa en el mercado americano que rebasa ampliamente el número de miembros en este continente frente a los 50 socios repartidos por el resto de la geografía contando tanto oriente como occidente.

De un análisis conjunto de los tipos de miembros, si que se pueden sacar datos claros como muestra el gráfico que viene a continuación:

Claramente domina la tipología de socio de distribuidor, ya en la serie

internacional o norteamericana, mientras que los sistemas integrados se puede apreciar que están muy poco integrados en el viejo continente, donde sólo existen tres de este tipo de distribuidores,

El contacto de todos los miembros que trabajan o colaboran se realizan a través de su departamento correspondiente: ayuda, venta, marketing, alianzas. En el último apartado está la dirección que puede utilizar cualquier persona física o jurídica para ponerse contacto con la empresa, distinguiendo entre la zona norteamericana y la internacional.

Sus más de ciento treinta clientes se encuentran agrupados en cuatro grandes apartados: administración pública, Intranet, Internet y comercio electrónico, comunicación y ocio. Hay que señalar que esta es una lista sesgada que no engloba la totalidad de sus clientes y que ha sido extraída de la página web de dicha corporación.

En cuanto al precio no se ha podido encontrar información exacta. A la conclusión que se ha llegado por la información facilitada por el propio distribuidor nacional es que este precio es relativo según las necesidades del cliente y que por tanto dependerá de variables tan distintas como la dimensión de la empresa, el tamaño del fondo documental, las especificaciones técnicas que se exigan y la plataforma escogida para ser soportada, entre otros.

De todas maneras lo que si se puede afirmar es que su coste es elevado y que consecuentemente solo podrá ser adquirido por aquellas organizaciones de cierto peso en el mercado tanto desde un punto de vista económico como desde un punto de vista profesional.

El distribuidor español junto a Portugal y a Latinoamérica es OCS Technologies Corporation. Se trata de un grupo empresas, de carácter tecnológico, especialistas en el tratamiento de la información, que comienza su andadura en Madrid en la década de los ochenta y en la actualidad ya tiene un reconocimiento internacional.

Se trata de una empresa de capital privado cuyo principal inversor recae en el entorno más directo de su presidente y director. Asimismo, desde 1999 está participado con un 29,76%, 3i Group, una empresa privada, primera sociedad de inversiones de capital del Reino Unido. Esta participación pretende reforzar el fuerte crecimiento del grupo en los últimos años así como el desarrollo y comercialización de nuevos productos tanto en España como en el extranjero.

El grupo OCS Technologies está formado por diez grandes empresas estructuradas en dos grandes grupos de trabajo:

• OCS Software: Gestión del conocimiento
• OCS International: Gestión del conocimiento en el mercado latinoamericano
• Mediacom: Servicios de Outsourcing Documental y Digitalización
• eAko Soft: Gestión documental para la PYME

• OCS Medi@: Seguimiento de Mass Media
• OCS Net: Soluciones Globales para la red. Incluye a su vez las divisiones iCrece.com (contenidos para PYMES) y GranAvenida.com (Portal de ocio y entretenimiento)
• OCS Factory: Desarrollo de contenidos multimedia
• Cartel Data: Seguimiento de folletos de la gran distribución
• IDC: Servicios de plataforma y ASP corporativos

Una vez conocido el contexto de la empresa, nos centraremos únicamente en aquella que se dedica a la comercialización de nuestro producto:

Fundada en 1981, OCS Software es la matriz del grupo OCS Technologies. En ella se diseña, desarrolla y comercializa todo tipo de soluciones informáticas para el Tratamiento de la Información.

Las herramientas que ofrecen van desde los tradicionales sistemas de Gestión Electrónica Documental, WorkFlow y Procesamiento Automático de Formularios hasta las más modernas Tecnologías de Recuperación y Gestión del Conocimiento Corporativo.

Todas ellas pensadas para sustituir los sistemas tradicionales de gestión, almacenamiento, mantenimiento y acceso a los archivos de documentación de las empresas por un tratamiento electrónico automatizado capaz de gestionar toda la información de las empresas independientemente del formato que soporten.

Avalados por un gran número de instalaciones y clientes, con OCS Software ocupa una posición relevante ya en el mercado nacional e internacional.

OCS Technologies ha ido contando con el apoyo de socios tecnológicos que, como proveedores de tecnología, proporcionan una plataforma común para desarrollar el modelo de negocio OCS.

De reconocido prestigio también en el sector tecnológico, los socios que posee en la actualidad son:

 Conviene señalar, que pese al contrato de distribución exclusiva en España, Portugal y Sudamérica con Convera, OCS Software también comercializa todos sus productos a través de cualquiera de sus socios tecnológicos junto con Fujitsu ICL España, según el acuerdo de colaboración firmado el 6 de junio de 2000, por el que se estipula la distribución y comercialización de los productos OCS Software a escala nacional.

OCS cuenta con una amplísima cartera de clientes repartidos entre los siguientes sectores: alimentación, comunicación, distribución, e-business, finanzas, industria, público, sanidad, telecomunicaciones y otros.

Aunque se conoce la cartera de los clientes, así como el sector profesional al que pertenecen, no se ha podido determinar con exactitud el número de clientes que utilizan este software de recuperación. No obstante si que se puede aseguran que un gran porcentaje pertenece al sector de la comunicación: es el caso de Canal 9, La Unidad de Documentación de Presidencia, La Vanguardia, Ministerio de Fomento, el Diario El Comercio, Via Plus. Sin embargo existen otros casos como Maphre del sector de finanzas y ACERINOX de la industria que también se sabe que utilizan el producto par la gestión de la información entre las distintas empresas del grupo o como solución integrada.

Por tanto, podemos deducir que este producto va dirigido a cualquier organización ya sea pública o privada que necesite gestionar un gran volumen de información por y para su almacenamiento y recuperación, no centrándose en las instituciones documentales por excelencia.

La UDG nace en 1992, adscrita por aquel entonces al Centro de Documentación y Análisis de Presidencia. Un año después, es integrada definitivamente en el Área de Documentación y Análisis de la Dirección General de Planificación y Estudios.

Su misión es cubrir las necesidades informativas que surgen en la toma de decisiones en el entorno del President, Vicepresidentes, Consellera Portaveu y demás usuarios de la propia conselleria. La documentación necesaria para llevar a cabo este propósito es de muy diverso origen. Por ello, la Unidad dispone de los servicios y fondo documental propios de una biblioteca especializada y de un centro de documentación; así como de las herramientas de análisis, almacenamiento, búsqueda y recuperación adecuadas, entre las que se encuentra Excalibur RetrievalWare.

En este sentido, la propuesta de compra Excalibur RetrievalWare surgió de la necesidad de dotar al Portal de la Generalitat Valenciana de una potente herramienta de indexación y búsqueda por contenidos, que almacenara toda la información de interés para la institución, ya fuera generada por ella o por cualquier fuente externa.

La gran variedad de información y documentación disponible en los servidores web de la Generalitat Valenciana y foráneos hacía muy difícil la búsqueda sobre un tema determinado. Era necesaria, por tanto, una solución que proporcionase a los usuarios un acceso intuitivo, preciso y rápido al contenido.

Frente a estas premisas, Excalibur RetrievalWare se ofrecía como la herramienta más adecuada, no únicamente por su flexibilidad y gran potencia de indexación, también por las múltiples posibilidades y capacidad de recuperar de documentos, gracias a las búsquedas por patrones y por redes semánticas -para las cuales se cargó el diccionario Espasa, de 12 volúmenes-.

Excalibur RetrievalWare fue adquirido por la Generalitat Valenciana en el año 2000.

Por lo que respecta a la implantación del programa, se decidió que iba a hacerse en dos fases:

1ª. Instalación de Excalibur RetrievalWare y creación de librerías:

Una librería Excalibur RetrievalWare es un conjunto de documentos del mismo tipo, que pueden estar almacenados en archivos, bases de datos, servidores web, etc.

2ª. Desarrollo del interfaz de búsqueda:

Análisis, desarrollo, pruebas e implantación de un interfaz de búsqueda común, integrado por 3 páginas HTML:

Si tenemos en consideración las grandes posibilidades que ofrece el sistema, el uso que se realiza actualmente en Presidencia de la Generalitat Valenciana es bastante limitado. Pese a que se compró el módulo de Internet Spider- programa que rastrea las páginas web de Internet o de la propia intranet para recuperar documentos nuevos o modificaciones de los existentes en su base de datos-, hoy en día su funcionamiento es no está suficientemente explotado.

Así pues, el fondo documental de Excalibur RetrievalWare de Presidencia se compone únicamente de documentos bajados manualmente de Internet, escaneados o digitalizados con OCR -lo cual no obsta para que se trate de una colección de gran tamaño, gran calidad y muy adecuada a los objetivos de la Unidad-.

En líneas generales, el proceso de alimentación de la base de datos se compone de los siguientes pasos:

Aunque la intención es que sean los propios usuarios los que accedan Excalibur RetrievalWare, guarden sus consultas y definan sus propios agentes, en la actualidad la consulta es realizada por los técnicos documentalistas de la Unidad.

Como ya se ha comentado, Excalibur RetrievalWare permite buscar documentos sobre múltiples librerías utilizando un lenguaje de búsqueda natural.

La secuencia normal de operación empieza seleccionando las Librerías sobre las que desea hacer la búsqueda y pulsado el botón Buscar. En este momento se introduce la expresión a buscar y se seleccionan los parámetros que controlan la realización de la búsqueda. Pulsando el botón Buscar!, Excalibur lanza la búsqueda.

Como alternativa a la búsqueda simple, el sistema permite hacer consultas a través de una pantalla de búsqueda Experta, para ejercer un control directo sobre cómo quiere que se realice la búsqueda. Esta opción permite escoger los significados o palabras alternativas y asignar pesos individualmente a cada palabra.

Terminada y lanzada la secuencia de búsqueda, el programa abre la ventana de Resultados. Una la lista muestra todos los documentos encontrados y, clicando sobre cualquiera de ellos, podemos ver el contenido -los términos que hemos introducido en nuestra sentencia aparecen marcados-.

Excalibur permite guardar la consulta y los resultados para utilizarlos en otro momento, o guardar la sentencia y sus parámetros como un Agente. Éste podrá ser lanzado de manera automática sobre los nuevos documentos añadidos a la librería.

Por último, comentar que la opción Preferencias es usada para cambiar los valores predeterminados del programa.

Después de una visión general de los componentes de Excalibur RetrievalWare, a continuación pasamos a detallar cada una de las pantallas, así como las librerías y parámetros definidos ex profeso para la aplicación instalada en Presidencia de la Generalitat Valenciana:

• La primera pantalla, en la que están las Librerías, está dividida en dos subventanas. En la de la izquierda aparece el árbol de consultas y el librerías. La de la derecha aparece vacía y está destinada a la visualización de documentos guardados en las consultas.

La ventana de la izquierda tiene las opciones de Consultas y de Librerías.

-: Consultas -Queries

- Los Agentes de Consulta -Real Time Profile Queries- muestran todas las consultas que previamente se han guardado como tales. Los agentes están contínuamente activos y recibiendo las modificaciones de los nuevos documentos. Pulsando sobre el nombre de uno de ellos, se ve la consulta y los resultados en la subventana derecha.

- Las Consultas Guardadas -Stored queries- muestran la lista de las consultas no-agentes guardadas. Pulsando sobre el nombre de una de ellas, se ve la consulta y/o los resultados en la subventana derecha.

- Seguidamente está la opción de borrar una consulta. Para ello hay que seleccionar la consulta y pulsar el botón Papelera -Trash-. Las consultas sólo son movidas a la papelera. No son borradas mientras que no vacíe la papelera.

Para vaciar la papelera, hay que pulsar el botón Vaciar -Empty all-. Si se quiere sacar algo de la papelera, primero hay que pulsar sobre el + para ver el contenido, y a continuación pulsar el checkbox asociado al nombre de la consulta y el botón Restaurar -Restore-.

Librerías -Libraries-:

Para seleccionar una Librería, sólo hay que clicar en el checkbox asociado al nombre.

El número y características de las Librerías son determinados por el centro, de acuerdo con sus necesidades.

Los criterios seguidos en Presidencia para crear las colecciones han sido el idioma, tipología y formato del documento. En la actualidad, hay dadas de alta las siguientes librerías:

• Sumarios de monografias (castellano)
• Articulos de revistas especializadas en texto completo (Castellano)
• Sumarios de monografías (inglés)
• Sumarios de revistas (castellano)
• Sumarios de revistas (inglés)
• Documentos electrónicos html (castellano)
• Documentos electrónicos doc (castellano)
• Sibil-la (Castellano)
• Artículos de revistas especializadas en texto completo (Inglés)
• Sibil-la (Inglés)
• Biografías
• Sibil-la (Imágenes)
• Sibil-la (castellano2)
• Pruebas PDF
• Documentación parlamentaria en PDF
• President pdf Documentos electrónicos pdf (castellano)
• Documentos electrónicos pdf (inglés)
• Documentos electrónicos html (inglés)
• el_país
• el_mundo
• levante_emv
• abc
• las_provincias
• la_vanguardia

• Seleccionadas la librería o librerías de nuestro interés, el botón Buscar nos abre la pantalla de Buscar.

En el margen izquierdo superior vienen indicadas la librerías seleccionadas. Debajo, una caja de texto permite introducir el o los términos de búsqueda.

La opción Parámetros de búsqueda que aparece a continuación permite definir la búsqueda y la presentación de los resultados:

• posibilidades de búsqueda:
• concepto: expansión semántica (indica el tipo de palabras relacionadas en la búsqueda): por términos exactos, antónimos, sinónimos, etc.
• patrones: sólo con una alternativa, 3, 10, etc., hasta 40; y con un algoritmo estándar o APRP
• exacta (booleana): permite los operadores not, and, but, &, or, within, adj, () y !.
• presentación de resultados:
• documentos que devolverá la búsqueda
• ordenación: podrá ser por relevancia, fecha o cualquiera de los campos definidos para los documentos de la o las librerías abiertas; ascendente o descendente.

A su vez, la parte inferior de la pantalla permite buscar por los campos definidos para la librería o librerías seleccionadas: uno, varios o todos.

• Introducidos el término o términos de búsqueda, en la pantalla de consulta experta se pueden seleccionar los significados -búsqueda por Concepto- o las alternativas -búsqueda por Patrones-.

Si pulsamos Usar selección experta, el sistema tendrá en cuenta los significados/alternativas que hemos seleccionado. Si optamos por Usar todos los significados/alternativas, la búsqueda no será experta.

Finalmente, la opción Peso aparece para cada palabra, y deja especificar la importancia de la misma en relación con las del resto de la expresión a la hora de recuperar los documentos. El resultado es una búsqueda más afinada, más específica.

Basta con pulsar sobre el icono del documento para ver el documento en su formato nativo -imagen, procesador de texto, PDF, etc.-. El documento se muestra en la subventana inferior o en una nueva ventana del navegador. En el texto del documento aparecen marcadas las palabras relevantes o hits encontradas en su búsqueda.

Desde esta pantalla es posible guardar la consulta y/o los resultados en una base de datos relacional, pulsando Guardar Consulta o Guardar Agente. Estos botones abren una ventana de diálogo donde se podrá introducir un nombre y un comentario, y elegir si quiere o no guardar los resultados. En este caso -Guardar Consulta- se puede seleccionar qué librerías estarán asociadas a la consulta. En Guardar Agente, sin embargo, se debe seleccionar una librería para la monitorización, y especificar el nivel de relevancia -cualquier documento de relevancia igual o superior a la indicada será guardado por el agente-.

A continuación, Refinar sirve para hacer una búsqueda Recurrente. El sistema nos devuelve a la ventana de Buscar. La consulta que hagamos ahora estará limitada al conjunto de documentos encontrados en la búsqueda inicial.

Por último, pulsando sobre el título del documento se abre la ventana visor del Documento. Esta opción abre una nueva ventana del navegador independiente de las demás para ver el documento íntegro.

• La última pantalla, llamada de Preferencias, es la ventana en que se definen los valores predeterminados del sistema.

Los parámetros son:

Hemos querido finalizar el trabajo mencionando dos proyectos en los que se está trabajando con el objeto de rentabilizar más una herramienta tan valiosa como es Excalibur RetrievalWare.

Por un lado, se están haciendo pruebas sobre el funcionamiento del módulo Spider -rastreador de páginas web- para poder sacarle el máximo partido.

Por otro, comentar la inminente puesta en funcionamiento del interfaz GVA-Excalibur Prensa. Como principal característica cabe destacar la posibilidad de mostrar unas consultas guardadas u otras en función del usuario que acceda al sistema.

En estos momentos se están definiendo los distintos usuarios -su número es ilimitado-, así como las búsquedas predefinidas almacenadas para cada uno -es posible definir hasta un total de 40 por usuario-; y se está elaborando un manual de usuario.

La pantalla de acceso se muestra a continuación:

La necesidad de un acceso rápido y eficaz a la información distribuida y en múltiples formatos, requiere de potentes software de recuperación.

Los productos Excalibur aparecen en el mercado como una solución de alto nivel que cumple con las expectativas.

La tecnología de Proceso de Reconocimiento Adaptativo de Patrones (APRP) y las Redes Semánticas abren amplios horizontes a las posibilidades de recuperación, al incorporar a la ya conocida búsqueda booleana, la patronal y la conceptual, lo que proporciona múltiples ventajas al usuario, ya que no necesita aprender complejos lenguajes de interrogación, permitiéndole realizar la búsqueda de una forma más intuitiva.

La arquitectura abierta, flexible y adaptable a cualquier entorno, hace de Excalibur una herramienta útil que le posiciona en el mercado en un nivel muy competitivo.

En lo referente a la comercialización de los productos que conforman la familia Excalibur, podemos extraer las siguientes conclusiones:

Se trata de una gama de productos de gran tradición en el mercado, recordemos que la primera versión apareció en 1990 y que hay que situarlo en el contexto de la industria de la información, donde se experimenta un crecimiento mucho más rápido que otros sectores profesionales.

El elevado número de clientes así como las organizaciones que lo comercializan dentro de sus diferentes tipologías, son una muestra de la fuerte penetración de Convera RetrievalWare (o sea Excalibur), especialmente en el continente americano y europeo y más concretamente en Gran Bretaña, como indica el elevado número de colaboradores que allí existen, tal y como se señala en el gráfico 1.

A esta gran expansión del producto a través de sus socios más directos, hay que sumar otros que forman parte junto con ellos de otras estrategias empresariales o comerciales que les permite la distribución del producto, es el caso del distribuidor OCS Technologies, que además de comercializarlo directamente o indirectamente a través de sus socios tecnológicos, también tiene un acuerdo de colaboración con otras empresas, por tanto la red de distribución tiene un crecimiento exponencial que explica esa penetración en el mercado

En cuanto al perfil profesional al que va dirigida esta gama de productos no está claramente definido, porque como se ha podido ver anteriormente en los respectivos apartados de clientes abarca todo tipo de organizaciones tanto públicas como privadas y tanto pertenecientes al sector profesional de la información como a otros sectores que nada tienen que ver con este ámbito. Sin embargo, la característica común que se puede señalar de todas estas organizaciones es que se trata de instituciones con un gran volumen de información en diferentes formatos, que necesita ser organizada para su posterior recuperación y que tienen un cierto peso tanto profesional como económico para poder adquirir y gestionar el producto.

Pese a las indudables posibilidades de consulta, el hecho de ser muy intuitivo y tener un interfaz de uso bastante sencillo, no hay duda de que un manejo de la pantalla de búsqueda tal que dé resultados altamente precisos de forma sistemática, tiene que ser necesariamente consecuencia de un aprendizaje de días.