Se trata de un gestor documental que trabaja en entorno Windows que permite trabajar con un gran volumen de información textual (recomendada para las bases de datos de texto completo), Con él es posible recuperar la información a través de los procedimientos habituales: operadores booleanos, de proximidad, truncamientos y permite recuperar un conjunto de documentos susceptibles de satisfacer una necesidad de información, calculando la probabilidad de pertinencia de cada documento respecto a la consulta concreta que ha realizado el usuario.

6.1. Presentación del software

PL es una herramienta software para la recuperación de información documental, es decir, un SRI.
En este punto se presentan las características generales del sistema para la posterior realización de consultas.

Abrir una base de datos:

Al abrir el programa PL aparece directamente una lista de bases de datos que se pueden abrir. Es suficiente con escoger una para comenzar a trabajar.
Durante la ejecución del programa, es posible abrir nuevas bases de datos y trabajar conjuntamente con todas ellas.

6.2. Preferencias

Se puede seleccionar unas preferencias para el uso del software. Todas ellas se encuentran bajo la opción del menú "Perfs"

Searching: Permite especificar, principalmente, el operador booleano que se utiliza en las búsquedas por defecto.
Record Display: Permite especificar la forma en que los registros se muestran al usuario.
Table of Contents: Permite indicar si se puede o no en la tabla de contenidos la posición exacta de un registro al pulsar la tecla F5
Sort Hit List: Permite indicar la forma en la que se deben presentar los registros al usuario según un determinado ranking. (De los más relevantes a los menos relevantes).
Save Settings: Se utiliza para archivar las preferencias actuales una vez han sido modificadas.
Default Setting: Restaura las preferencias que el sistema tiene asignadas por defecto.

6.3. Tabla de Contenidos

La tabla de contenidos muestra una estructura jerárquica de todos los documentos que existen.
Para acceder a algún documento desde la tabla de contenidos sólo hay que localizarlo dentro de dicha tabla usando las marcas de expandir / contraer jerarquía y hacer un doble clic del documento en cuestión.

6.4. Realización de Consultas

Se realiza a través de la ventana de búsqueda "search window". Para realizar una consulta muy simple, basta con introducir un texto y pulsar "intro" o el botón "search".
Las consultas pueden realizarse sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas y sólo se deben incluir las palabras como parámetros (ni signos de puntuación ni otros elementos similares).
Existe la posibilidad de incluir texto en las consultas con las opciones de copiar y pegar desde cualquier documento. Esto garantiza que no se produzcan errores de transcripción en la nueva consulta que se vaya a realizar.
Como ayuda del sistema, cuando se introduce en la ventana de búsqueda un término que no está contenido en la base de datos, la aplicación avisa automáticamente con el objetivo de evitar búsquedas inútiles sobre el sistema.

6.5. Búsquedas en Lenguaje Natural

Permite realizar consultas en lenguaje natural, esto es, expresado del mismo modo en el que expresaríamos cualquier cosa.
En este tipo de consultas se suele aplicar el operador OR por defecto entre las palabras que componen la consulta.

6.6. Búsquedas con operadores

Los operadores que se pueden utilizar en el PL son:

- Operadores booleanos AND, OR, NOT
- Operador de Concepto: (!) Indica que se debe realizar una búsqueda conceptual para dicho término
- Operador de cadena universal. Se representa por (*)
- Proximidad: (W/n). Indica que la palabra a la izquierda del operador debe preceder como máximo n posiciones a la palabra a la derecha del operador.
Ej: A W/10 B recuperará todos los registros en los que la palabra A aparezca como máximo 10 posiciones antes de la aparición de la palabra B, sin contar los signos de puntuación.
- Cercanía: Se representa por NEAR/n .Le es indiferente el orden en que los términos aparezcan en el documento, siempre que estén separados a una distancia inferior a n palabras.
- Mismo párrafo: Se representa por SAME/n. Indica que las palabras deben aparecer como máximo en párrafos distintos separados una distancia de n párrafos
- Distinto Párrafo: Se representa por NOTSAME e indica que el término que precede al operador no debe coincidir con el término posterior en el mismo párrafo en un documento.
- Exact Phrase: Este operador indica que se debe buscar una secuencia de palabras tal y como se especifica. Se represente mediante el uso de comillas simples al comienzo y al final del texto que se considera una frase exacta.

El gestor de bases de datos documentales PERSONAL LIBRARIAN que ha sido traducido al castellano, es uno de los software documentales más interesantes que se comercializan en estos momentos en España. Posee unas características muy interesantes, por las prestaciones evolucionadas e innovadoras que aporta para el rastreo de la información. Las innovaciones que presenta este "paquete" se resumen en los siguientes puntos:

- Además de las fórmulas habituales de recuperación de información, tales como operadores booleanos, operadores de proximidad y truncamientos, PL ofrece recursos realmente potentes y muy innovadores.

- El programa no se limita a mostrar los documentos a los usuarios, sino que, además, calcula la probabilidad de pertinencia de cada documento respecto a la consulta concreta que ha formulado el usuario.

- En algunas bases de datos se utilizan lenguajes de indexación controlados, muy rigurosos, denominados (tesauros) que ayudan considerablemente a realizar las operaciones de rastreo de la información. La vía de WPL consiste en cambio en que, no importa cuán grande sea el número de documentos recuperados, el usuario sabe que justo los primeros son los pertinentes, y como el primer documento es el más pertinente, el segundo sólo un poco menos pertinente, etc., él puede situar el umbral donde crea conveniente, según el tiempo de que disponga, el tamaño de los documentos, su contenido temático, etc.

- Para ayudar al usuario a calibrar la pertinencia del conjunto de documentos recuperados, el programa puede mostrar esa información en forma de un gráfico de barras, pudiendo apreciarse de un vistazo si existen muchos o pocos documentos de interés.

- El programa tiene además la virtud de cambiar la cualidad de pertinencia de los documentos.

- La opción "expand" consiste en que WPL es capaz de calcular qué otros términos están relacionados con el término o términos de búsqueda utilizados por el usuario, y entonces los presenta en una ventana como ideas para nuevos conceptos de búsqueda.

- El programa dispone de otra opción denominada "concept" que realiza la misma función pero que además ejecuta la búsqueda de todos los documentos así vinculados y los presenta ordenados según su probabilidad de pertinencia.

- Ambas opciones se basan probablemente en algún cálculo de concurrencias de palabras, a partir del cual el programa puede estimar la probabilidad de que aquellos documentos en los cuales las concurrencias superen un cierto umbral, pueden tratar de los mismos temas por los cuales se interesa el usuario. Esta última opción tiene más sentido cuando se trabaja en bases de datos de gran volumen, y/o en bases de datos de texto completo.

- Otra de las opciones de recuperación de información del programa consiste en que es posible seleccionar un bloque de un documento, una frase o un párrafo, y convertirlo en una orden de búsqueda. El mandato "search" calcula entonces los documentos que contienen información parecida al bloque de texto seleccionado.

- El programa puede escoger entre indexar o no los campos, excluirlos de operaciones de búsqueda, e incluso puede crear un primer nivel de "thesaurus" (en base únicamente a sinónimos, sin término preferido), así como puede vincular imágenes a los documentos, vínculos o ligaduras con otros registros en una o varias bases de datos simultáneamente (hipertexto), y diseñar formatos de consulta, tablas de contenido, editar el fichero de palabras vacías, etc., así como proteger el acceso a la información con diversos niveles de palabras de paso ("password").

Porque de hecho las funciones de consulta de las bases de datos y la funciones de creación y administración están tan bien diferenciadas que PL se presenta como dos programas independientes, cada uno consagrado a sus funciones correspondientes.

Cabe señalar que el programa no proporciona ningún menú para la entrada de datos directa desde el teclado, sino que presupone que la información que forma parte de la base de datos se ha creado con otras aplicaciones, típicamente procesadores de texto u otras bases de datos, o bien que procede de la exploración de documentos mediante OCR (Optical Character Recognition).

Si tenemos en cuenta que casi cualquier documento en papel existe también en soporte informático y que aquellos que no lo están pueden ser convertidos a formato ASCII o al de los más importantes procesadores de texto mediante OCR, ésta se presenta como una opción cada vez más accesible en el mundo documental, tanto por los bajos costes actuales de este tipo de programas como por su altísima tasa de aciertos

Como conclusión cabe afirmar que se trata de un SGD (Sistema de Gestión Documental) con opciones de RI (Recuperación de Información) muy avanzadas y con prestaciones exclusivas, con un "toque" especial en la recuperación de información textual entre grandes volúmenes de texto, y que puede resultar un excelente sistema, tanto para utilizarse en bases de datos documentales de gran volumen o de texto completo, y tanto en discos magnéticos como en disco óptico, como sistema de recuperación para edición electrónica.
Para llevar a cabo el análisis se ha utilizado la versión 4.15 para Windows.

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